Privacyverklaring Memotions

1. Inleiding
Memotions Meeting & Congress Management (hierna: “Memotions” of “wij”), hecht grote waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe wij omgaan met de persoonsgegevens die wij verzamelen via onze website (www.memotions.nl) en tijdens de uitvoering van onze diensten, waaronder het organiseren van internationale meetings, congressen en evenementen.

2. Contactgegevens
Memotions
De Bunders 154
5467 JX Veghel
Telefoon: +31 (0)6 10939577
E-mail: meetings@memotions.nl
Btw-nummer: NL003664147B34

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verwerken persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij mogelijk verwerken:

Via onze website (bijv. het contactformulier):

  • Bedrijfsnaam
  • Naam contactpersoon
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Inhoud van uw bericht
  • IP-adres en gegevens over uw activiteiten op onze website (o.a. via cookies en CAPTCHA).

Tijdens de uitvoering van onze diensten (Event, Congress & Meeting Management):
Voor onze kernactiviteiten, zoals ‘Registration & Full attendee management’ en ‘Travel & Housing management’, verwerken wij in opdracht van onze klanten of rechtstreeks van deelnemers mogelijk aanvullende gegevens. Dit kan bestaan uit: functie, paspoortgegevens (indien nodig voor reizen), dieetwensen en facturatiegegevens.

4. Met welk doel en op basis van welke grondslag verwerken wij gegevens?
Memotions verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Contact: Om uw vragen te beantwoorden of contact met u op te nemen na het invullen van het contactformulier (Grondslag: Gerechtvaardigd belang of Toestemming).
  • Dienstverlening: Het voorbereiden, organiseren en uitvoeren van evenementen, congressen en meetings, waaronder registratiebeheer en reis- of hotelboekingen (Grondslag: Uitvoering van een overeenkomst).
  • Financiën: Het afhandelen van betalingen en budgetbeheer (Grondslag: Uitvoering van een overeenkomst en Wettelijke verplichting).
  • Website optimalisatie & Marketing: Het analyseren van websitebezoek ter verbetering van de website en onze diensten (Grondslag: Toestemming via onze cookiebanner).

5. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld.

  • Gegevens uit contactformulieren bewaren wij zolang als nodig is voor de volledige afhandeling daarvan.
  • Gegevens van evenementdeelnemers worden na de afronding en financiële afhandeling/evaluatie van het evenement verwijderd, tenzij er een specifieke afspraak is gemaakt met de opdrachtgever.
  • Administratieve en financiële gegevens (zoals facturen) bewaren wij 7 jaar om te voldoen aan de wettelijke bewaarplicht van de Belastingdienst.

6. Delen van persoonsgegevens met derden
Memotions verkoopt uw gegevens niet aan derden. Wij verstrekken deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u, of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. U kunt hierbij denken aan:

  • Locaties en hotels (voor reserveringen en overnachtingen).
  • Luchtvaartmaatschappijen of vervoersbedrijven.
  • Externe leveranciers en 3rd party management (zoals cateraars i.v.m. doorgegeven dieetwensen).
  • IT- en websitebeheerders en aanbieders van onze registratiesoftware.

Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.

7. Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
Memotions gebruikt cookies op de website om u te herkennen bij een volgend bezoek en de site te optimaliseren. U kunt uw voorkeuren altijd wijzigen via de website. Wij gebruiken de volgende categorieën:

  • Functioneel (altijd actief): Noodzakelijk voor de technische werking en beveiliging van de specifieke diensten op de website.
  • Voorkeuren: Om instellingen en keuzes op te slaan voor een beter gebruiksgemak.
  • Statistieken: Voor anonieme statistische doeleinden om te begrijpen hoe bezoekers de website gebruiken.
  • Marketing: Om gebruikers over verschillende sites te volgen met als doel gebruikersprofielen op te stellen voor gerichte reclame. (Deze plaatsen wij alleen na uw expliciete toestemming).

8. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Memotions. Tevens heeft u recht op gegevensoverdraagbaarheid.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, of gegevensoverdraging sturen naar meetings@memotions.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan, kunnen wij u vragen om u te identificeren. Wij reageren zo snel mogelijk (uiterlijk binnen vier weken) op uw verzoek. U heeft tevens het recht om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Memotions neemt de bescherming van uw gegevens uiterst serieus. Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan direct contact op via meetings@memotions.nl.